Nga proceset manuale te një platformë e vetme: Si digjitalizohet një biznes?

Shumë biznese nuk e kuptojnë menjëherë momentin kur proceset e tyre të përditshme janë bërë më komplekse sesa mjetet që përdorin për t’i menaxhuar.

Një departament punon me Excel, një tjetër menaxhon kërkesat përmes email-it, dokumentet ruhen në vende të ndryshme dhe raportet përgatiten manualisht duke mbledhur informacion nga disa burime.

Secili prej këtyre mjeteve mund të funksionojë mirë më vete. Problemi fillon kur biznesi rritet dhe gjithnjë e më shumë procese, njerëz dhe të dhëna duhet të koordinohen mes tyre.

Në këtë pikë, digjitalizimi nuk është thjesht kalimi nga letra në kompjuter. Është organizimi i proceseve të biznesit në mënyrë që informacioni të jetë i centralizuar, puna të rrjedhë më mirë dhe teknologjia të mbështesë mënyrën si operon kompania.

Kur proceset manuale fillojnë të kushtojnë kohë

Marrim një proces të zakonshëm aprovimi.

Një kërkesë dërgohet me email. Dikush duhet ta kontrollojë, ta përcjellë te personi përgjegjës dhe më pas të presë përgjigjen. Dokumenti përfundimtar ruhet në një folder, ndërsa statusi i kërkesës mund të mbahet në një Excel.

Procesi funksionon, por sa më shumë kërkesa të ketë, aq më e vështirë bëhet të kuptosh se ku ndodhet secila prej tyre, kush duhet të veprojë dhe sa kohë po merr procesi.

Një platformë software mund ta organizojë të gjithë këtë workflow në një vend të vetëm. Kërkesa regjistrohet, kalon automatikisht te personi përgjegjës, statusi përditësohet dhe informacioni mbetet i aksesueshëm pa pasur nevojë të kërkohet në disa email-e apo dokumente.

Një platformë e vetme nuk do të thotë domosdoshmërisht të zëvendësosh gjithçka

Digjitalizimi nuk kërkon gjithmonë që një biznes të heqë dorë nga sistemet që tashmë përdor.

Një kompani mund të ketë software financiar, CRM, sisteme dokumentesh, aplikacione të brendshme apo shërbime të tjera që vazhdojnë të jenë të nevojshme.

Në këtë rast, roli i një platforme të centralizuar mund të jetë t’i integrojë këto sisteme, duke mundësuar që informacioni të kalojë nga njëri te tjetri pa u futur manualisht disa herë.

Kështu, qëllimi nuk është të ndërtohet software vetëm për të pasur një sistem të ri. Qëllimi është të krijohet një mënyrë më e organizuar për të menaxhuar proceset që biznesi ka realisht nevojë.

Nga të dhënat e shpërndara te informacioni që mund të përdoret

Kur informacioni ndodhet në Excel, email, dokumente dhe sisteme të ndryshme, edhe një pyetje e thjeshtë mund të kërkojë kohë për t’u përgjigjur.

Sa kërkesa janë aktualisht në proces? Sa kohë kërkon mesatarisht një aprovim? Ku krijohen vonesat? Cili është statusi i një projekti?

Kur proceset menaxhohen në një platformë të përbashkët, të dhënat krijohen dhe përditësohen gjatë vetë punës. Kjo e bën më të lehtë ndërtimin e raporteve, monitorimin e performancës dhe marrjen e vendimeve mbi informacion të përditësuar.

Në këtë mënyrë, digjitalizimi nuk automatizon vetëm detyrat. Ai krijon edhe më shumë transparencë mbi mënyrën si funksionon biznesi.

Software-i duhet t’i përshtatet biznesit, jo e kundërta

Çdo kompani ka mënyrën e vet të punës. Prandaj, jo çdo proces mund të zgjidhet me të njëjtën platformë standarde.

Në disa raste, një zgjidhje ekzistuese është plotësisht e mjaftueshme. Në raste të tjera, proceset specifike, numri i përdoruesve, integrimet apo kërkesat për raportim mund ta bëjnë të nevojshme zhvillimin e një custom software solution.

Pika e nisjes duhet të jetë gjithmonë procesi: çfarë duhet përmirësuar, çfarë mund të automatizohet, cilat sisteme duhet të komunikojnë dhe çfarë informacioni i duhet biznesit për të funksionuar më mirë.

Siç shprehet Ermal Beqiri, themelues i Soft & Solution Group:

“Kur një biznes rritet, edhe mënyra si punon duhet të evoluojë. Në vend që të shtojmë Excel-e, email-e dhe hapa manualë, mund t’i lidhim proceset në një platformë të vetme, të automatizojmë punën që përsëritet dhe ta bëjmë informacionin më të lehtë për t’u përdorur.”

Për një biznes, hapi drejt digjitalizimit nuk duhet të jetë domosdoshmërisht një transformim i menjëhershëm i gjithçkaje. Mund të fillojë nga proceset që krijojnë më shumë punë manuale dhe të zhvillohet gradualisht drejt një sistemi më të integruar, më të kontrollueshëm dhe më të përshtatshëm për rritjen e kompanisë.