Automation Debt: Kostoja e fshehur e proceseve që automatizojmë

Automatizimi zakonisht nis me një pyetje të thjeshtë: Si mund ta bëjmë këtë proces më shpejt dhe me më pak ndërhyrje manuale?

Një proces automatizohet. Pastaj një tjetër. Sistemet fillojnë të shkëmbejnë të dhëna, veprimet aktivizohen automatikisht dhe detyrat që dikur kërkonin kohë kryhen në sekonda.

Por pas disa vitesh lind një pyetje tjetër, më pak e dukshme:

A e dimë ende pse çdo automatizim funksionon në mënyrën që funksionon?

Këtu fillon ajo që mund të quajmë Automation Debt: kompleksiteti që grumbullohet kur procese, rregulla dhe integrime automatizohen, por nuk rishikohen me të njëjtin ritëm me të cilin ndryshon biznesi.

Automatizimi nuk e eliminon gjithmonë kompleksitetin. Ndonjëherë vetëm e zhvendos atë.

Kur një proces manual automatizohet, puna e dukshme zvogëlohet. Por logjika pas tij vazhdon të ekzistojë.

Diku në sistem mbeten kushtet, rregullat, përjashtimet, varësitë dhe integrimet që përcaktojnë se çfarë duhet të ndodhë dhe kur.

Me kalimin e kohës, këtyre u shtohen automatizime të tjera. Një workflow aktivizon një tjetër. Një sistem dërgon të dhëna te një platformë tjetër. Një rregull i krijuar për një nevojë specifike bëhet pjesë e një zinxhiri shumë më të madh.

Secili automatizim mund të funksionojë në mënyrë perfekte më vete, ndërsa ekosistemi në tërësi bëhet gradualisht më i vështirë për t’u kuptuar dhe ndryshuar.

Ky fenomen shihet edhe në mjediset moderne enterprise, ku workflows, konfigurime dhe rregulla të akumuluara me kalimin e kohës mund të krijojnë forma të reja të software debt.

Një proces mund të vazhdojë të funksionojë edhe pasi arsyeja për të ka ndryshuar

Automatizimi ka një karakteristikë interesante: nëse nuk i kërkojmë të ndalojë, ai vazhdon.

Por biznesi nuk funksionon kështu.

Proceset ndryshojnë. Politikat ndryshojnë. Strukturat evoluojnë. Shfaqen platforma të reja dhe disa nga rregullat që kishin kuptim tre apo pesë vite më parë mund të mos jenë më optimale sot.

Problemi lind kur një automatizim vazhdon të ekzekutojë me efikasitet një logjikë që askush nuk e ka rishikuar prej kohësh.

Në atë moment, pyetja nuk është më vetëm “A funksionon?”

Duhet pyetur edhe: “A duhet të vazhdojë të funksionojë kështu?”

Sa më shumë automatizim, aq më e rëndësishme bëhet dukshmëria

Në një mjedis me dhjetëra ose qindra procese automatike, nuk mjafton të dimë që sistemet po funksionojnë.

Duhet të dimë kush është përgjegjës për secilin proces, cilat sisteme varen prej tij, çfarë ndodh në rast dështimi dhe kur është rishikuar për herë të fundit.

Dokumentimi, monitorimi dhe ownership-i nuk janë elemente dytësore të automatizimit. Janë pjesë e lifecycle-it të tij.

Pikërisht për këtë arsye, praktikat moderne të enterprise automation e trajtojnë governance-in, monitorimin, përgjegjësitë dhe rishikimin periodik si pjesë të domosdoshme të automatizimit në shkallë të gjerë.

Automatizimi duhet të evoluojë bashkë me procesin

Një nga gabimet më të lehta është ta konsiderojmë automatizimin një projekt të përfunduar.

Ndërtohet, testohet, vendoset në funksionim dhe kalojmë te procesi tjetër.

Por nëse procesi që automatizuam vazhdon të ndryshojë, duhet të ndryshojë edhe automatizimi që e mbështet.

Kjo do të thotë të rishikohen rregullat, të hiqen workflows që nuk krijojnë më vlerë, të kontrollohen varësitë dhe të thjeshtohen pjesët e sistemit që janë bërë më komplekse seç duhet.

Qëllimi nuk është të automatizojmë sa më shumë.

Është të automatizojmë atë që ka kuptim dhe të sigurohemi që vazhdon të ketë kuptim edhe më vonë.

Siç shprehet Ermal Beqiri, themelues i Soft & Solution Group:

“Automatizimi duhet t’i bëjë gjërat më të thjeshta, por kjo nuk do të thotë që duhet të harrojmë çfarë ndodh pas tij. Sa më shumë procese automatizojmë, aq më e rëndësishme bëhet të kuptojmë dhe kontrollojmë logjikën që i mban në funksionim”

Në Soft & Solution Group, automatizimin e shohim si një proces që duhet të menaxhohet gjatë gjithë ciklit të tij të jetës. Një sistem i mirë nuk duhet vetëm të kryejë automatikisht atë që i është kërkuar sot, por të jetë i dokumentuar, i monitorueshëm dhe mjaftueshëm fleksibël për të ndryshuar kur ndryshojnë nevojat e organizatës.